Documentos são mais do que meros arquivos. Eles são a memória de seu negócio. Por isso, a sua empresa não pode permitir desorganizações. Uma das maneiras para melhorar o arranjo desses registros é o gerenciamento digital de documentos. Ele é executado em softwares (nuvens e servidores online) ou hardwares (pen drives e HDs externos) e consiste na transformação de arquivos físicos em virtuais para ordenação.
Mas o gerenciamento digital de documentos é a melhor solução em gestão? Aqui neste post, iremos responder a essa pergunta com argumentos precisos. Está preparado? Que comece a leitura!
Melhor solução
Sim, o gerenciamento digital de documentos é a melhor solução. Imagine a sua empresa tendo que lidar com vários papéis de grande importância e relacionados a inúmeros temas. Por mais bem organizado que seja, em algum momento, irá encontrar certas dificuldades. Se for desorganizado então, a situação da sua empresa com relação à capacidade de arquivamento beira ao caos. Com essa possibilidade que a tecnologia nos proporciona, a sua gestão se torna mais eficiente, limpa e produtiva.
Vantagens do gerenciamento digital de documentos:
1. Fácil controle e localização de documentos
Com o gerenciamento digital de documentos, você tem o total controle dos arquivos de seu negócio. O rastreamento se torna mais simples e o acesso de toda a equipe aos registros de sua empresa é facilitado.
2. Espaço físico ordenado
O gerenciamento digital de documentos permite que o espaço físico seja muito mais organizado e saudável para o desempenho de sua empresa. Os arquivos estarão muito mais próximos e seguros contigo em um software ou hardware de armazenamento do que espalhados pelo escritório.
3. Melhoria no atendimento ao cliente
O gerenciamento digital de Imagine que a sua empresa precisa fornecer um documento X para um cliente e esse arquivo é físico. Visualize agora a falta de organização da papelada de seu escritório. Com certeza, a pessoa que for procurar os seus serviços irá sair insatisfeita, pois você não foi capaz de agilizar a vida dela. Ter à disposição um gerenciamento digital de documentos faz com que o atendimento proporcionado pelo seu negócio seja bem mais ágil e satisfatório.
4. Aumento da produtividade e dos lucros
Se a sua empresa tem o controle dos arquivos e consegue melhorar o atendimento ao cliente, consequentemente será capaz de aumentar a produtividade. A preocupação com os arquivos da empresa será menor e o tempo disponível para outras tarefas aumentará. Em outras palavras, seu empreendimento terá maior chance de ser lucrativo em relação a um concorrente que não tenha acesso a um gerenciamento digital de documentos.
5. Redução de custos e sustentabilidade
Se a sua empresa tem o controle dos arquivos e consegue melhorar o atendimento ao cliente, consequentemente será capaz de aumentar a produtividade. A preocupação com os arquivos da empresa será menor e o tempo disponível para outras tarefas aumentará. Em outras palavras, seu empreendimento terá maior chance de ser lucrativo em relação a um concorrente que não tenha acesso a um gerenciamento digital de documentos.
A partir do gerenciamento digital de documentos, é possível reduzir a quantidade de papel e o número de impressões. Em outras palavras, seu empreendimento se torna mais responsável e sustentável. Além disso, o gasto com espaço físico, móveis e pessoal especialmente para a gestão de arquivos cairá e esses recursos podem se transferir para a atividade-fim de sua empresa. Ou seja, isso interfere diretamente no lucro obtido.
6. Regulamentação e segurança jurídica
Vamos retornar ao exemplo da empresa desorganizada, só que agora lidando com contratempos fiscais. Você precisa de um documento específico que é primordial para o funcionamento de seu negócio e não encontra por conta do caos no espaço físico e com a papelada. Uma gestão de arquivos assim poderá custar a segurança jurídica do seu empreendimento. O gerenciamento digital de documentos reduz a possibilidade de erro e, consequentemente, as chances de um prejuízo fatal. O seu acervo estará melhor organizado e sua empresa terá maior tranquilidade, pois arquivos digitais também possuem alto valor de declaratório. É preciso preservar a memória e a boa saúde de seu empreendimento. Neste texto, mostramos que o gerenciamento digital de documentos é uma ótima solução para a organização de arquivos e que pode interferir diretamente no desempenho e lucro empresarial. Quer saber mais sobre gestão e armazenamento de registros? Fale com um consultor e saiba mais! Até a próxima!
